Spelregels Heritage Business Lounge

Gemodereerd (net)werken van Heritage Business Lounge onderscheidt zich van andere vormen van netwerken door de resultaatgerichte werkwijze. Het biedt een platvorm voor ondernemers en managers om effectief en efficiënt zaken te doen met andere beslissers en hun relaties. Het gaat hierbij om het concreet matchen van vraag en aanbod van de deelnemers. Het aan elkaar koppelen van elkaars (bedrijven)netwerken met als doel leads of andere ingangen voor elkaar te genereren. In plaats van een afspraak met één ondernemer om te bekijken of u concreet iets voor elkaar kunt betekenen, heeft u een afspraak met meerdere ondernemers (6 tot 12 personen) tegelijk op hetzelfde tijdstip en plaats. Een win-win situatie op alle fronten. Denkt u hierbij alleen al aan de tijds- en geldbesparing die dit oplevert. Naast leadgeneratie ten aanzien van ingangen bij potentiële opdrachtgevers, is het uitermate geschikt om in contact te komen met mogelijke samenwerkingspartners, intermediairs, personeel en leveranciers. Het gaat dus om zakendoen in de breedste zin van het woord.

Om dit te kunnen bewerkstelligen, zijn afspraken over de spelregels noodzakelijk. Een commitment van de deelnemers ten aanzien van deze regels, is de belangrijkste voorwaarde om de kwaliteit van het concept te kunnen waarborgen en de doelstellingen te kunnen behalen. Alles draait hierbij om “door te geven kun je ontvangen” en “afspraak is afspraak”.

Maatschappelijk verantwoord werken
Heritage Business Lounge wordt ook wel Maatschappelijk Verantwoord (Net)werken genoemd. Door middel van het gemodereerd (net)werken, worden twee doelen in één keer bereikt. U kunt effectief zaken doen met als doel ingangen te creëren die anders niet of nauwelijks bereikbaar waren. En tegelijkertijd worden de historische panden, waarvoor Stichting Heritage Partnership zich hard maakt, extra onder de aandacht gebracht van het publiek.

Proef op de som
Gemodereerd (net)werken is een uniek concept dat moeilijk in woorden is uit te leggen. Daarom nodigen wij ondernemers en managers uit om eerst twee keer de proef op de som te nemen, zodat een weloverwogen besluit genomen kan worden ten aanzien van een mogelijk lidmaatschap. Voor deze losse sessies wordt een bijdrage van € 95,- (excl. BTW) per keer gevraagd. Hiervoor zal automatisch een factuur verstuurd worden na aanmelding via het inschrijfformulier, welke voor aanvang van de sessie betaald dient te worden.

Een aspirant lid heeft tijdens een sessie dezelfde rechten en plichten als de vaste leden. Enerzijds betekent dit dat van de voordelen van het netwerk gebruik gemaakt kan worden. Anderzijds dient een aspirant lid zich te committeren aan een van de belangrijkste regels “afspraak is afspraak”. Kortom, de afspraken die tijdens een sessie worden gemaakt, dienen altijd nagekomen te worden, ook als na de “proefsessie” wordt besloten, geen lid te worden.

Lidmaatschap
Een lidmaatschap à € 875,- (excl. BTW) per jaar kan aangevraagd worden door een volledig ingevuld en ondertekend aanmeldformulier te verzenden via het intranet (afgeschermde deel van website van Heritage Business Lounge), waarvoor een aspirant lid een inlogcode ontvangt na aanmelding voor een 'proefsessie'.

Naast het standaard lidmaatschap, zijn ook nog alternatieve vormen van lidmaatschap mogelijk. Dit kan door middel van persoonlijk overleg besproken worden.

Het lidmaatschap is pas geldig na ontvangst van de betaling van de lidmaatschapsvergoeding.

Leden met een standaard lidmaatschap hebben recht op deelname aan vijf (net)werksessies per jaar bij de locatie cq. moderator naar wens. Het lidmaatschap wordt elk jaar stilzwijgend verlengd. Indien voor het eind van het jaar het tegoed van vijf sessies is opgemaakt, kunnen extra sessies worden afgenomen tegen een gereduceerd tarief à € 95,- (excl. BTW), welke per sessie in rekening wordt gebracht. Indien u het abonnement niet wenst te verlengen, dient u dit schriftelijk drie maanden voor afloop van het jaar op te zeggen.

Naast het genereren van nieuwe contacten en zakelijke afspraken profiteren leden van alle services die de Business Lounge biedt zoals:

Kostenloze toegang tot het digitale businessplein;
Kostenloze ontvangst van het magazine Heritage Post van Stichting Heritage Partnership;
Kostenloze toegang tot Member Card aanbiedingen, waarmee zowel speciale aanbiedingen aangeboden kunnen worden als gebruik te maken van aanbiedingen van andere leden;
Kostenloos gebruik van de boekingscentrale van Heritage Hospitality ten aanzien van het overnachten in kastelen;
Deelname tegen gereduceerd tarief aan bijzondere events in historische gebouwen of op bijzondere locaties.

Rechten en plichten
Deelnemen is echter niet vrijblijvend. Er gelden naast rechten ook plichten.

De deelnemer geeft een commitment aan zijn/haar deelname. Indien de deelnemer zich heeft aangemeld voor een bepaalde sessie wordt hij/zij uiteraard ook verwacht.
Indien de deelnemer onverhoopt toch verhinderd is, heeft hij/zij de mogelijkheid een vervanger te laten deelnemen. Het is zaak dit tijdig voor aanvang van de sessie telefonisch aan de moderator te melden. Indien de moderator niet bereikt worden dan dient dit gemeldd bij de backoffice via 0475-350672.
Indien korter dan drie werkdagen voor aanvang van de sessie telefonisch wordt afgemeld bij de moderator of via de backoffice (0475-350672), wordt de sessie - ondanks dat er geen gebruik van gemaakt is - afgeschreven van het tegoed. Let op: afmeldingen via de mail kunnen te laat ontvangen worden en zijn daardoor niet rechtsgeldig. Voor proefdeelname betekent dit dat de kosten niet gecrediteerd worden. Voor deelname aan een volgende proefsessie zullen in dit geval opnieuw de kosten betaald dienen te worden.
Het opvolgen van de gemaakte afspraken binnen de door de deelnemer aangegeven termijn is een absolute verplichting. Indien onverhoopt de afspraak niet (binnen de afgesproken termijn) nakomen kan worden, dient dit aan degene met wie de afspraak gemaakt is, gemeld te worden.
Als de moderator verneemt dat een deelnemer structureel de afspraken niet of te laat nakomt, zal hierover contact worden opgenomen.

Indien het bovenstaande reglement niet wordt nageleefd, zijn wij genoodzaakt het lidmaatschap per direct te beëindigen, zonder recht op teruggave van het lidmaatschapsgeld. Wij zijn hiertoe genoodzaakt om de kwaliteit van het concept te kunnen waarborgen ten opzichte van de andere leden.

Aanmelden (net)werksessies
Elk (aspirant) lid krijgt na inschrijving in de database (op basis van het inschrijfformulier) een persoonlijke toegangscode met een wachtwoord per e-mail toegestuurd. Aangezien alle communicatie via e-mail en via de internet-site gaat, is van groot belang wijzigingen van e-mailadressen direct door te geven aan de back-office.

Via de agenda van het intranet, kunnen deelnemers zich direct aanmelden voor de sessies naar keuze. Daarnaast worden (aspirant) leden via de nieuwsbrief attent gemaakt op de (net)werksessies en kan ook digitaal via deze weg rechtstreeks ingeschreven worden. Uiteindelijk zijn de leden zelf verantwoordelijk voor het tijdig digitaal aanmelden voor de netwerksessies.

De sessies
De sessies verlopen volgens een vast programma. De moderator coördineert de leads en houdt alles strak in de hand, zodat de sessie voor elke deelnemer optimaal resultaat kan opleveren in de daarvoor gestelde tijd.

Voor deelnemers die de eerste keer deelnemen, is het raadzaam een kwartier voor de ontvangst aanwezig te zijn. De moderator kan dan persoonlijk het concept nader toelichten en kan eventuele vragen beantwoorden, zodat de deelnemer goed beslagen ten ijs komt, wat in ieders voordeel is.

Afspraken nakomen
Het succes van gemodereerd (net)werken staat of valt met het nakomen van de gemaakte afspraken. De afspraken die tijdens een sessie zijn gemaakt, worden binnen 24 uur ingevoerd in het 'afspraken-opvolg-systeem' van de Business Lounge. Op het moment dat de afspraken in het systeem zijn ingevoerd krijgen de deelnemers per e-mail een bericht dat zowel de uit te voeren als de te ontvangen afspraken zijn verwerkt. Deze zijn terug te vinden op de persoonlijke site.

Programma Gemodereerd (Net)werken

Het programma voor een sessie is als volgt (met tijden bij benadering):

	Duur
a. Ontvangst	30 min
b. Individueel voorstellen, visitekaartjes uitwisselen, formuleren van 'vraag' en 'aanbod'	1 uur
c. Gericht vragen stellen aan de andere deelnemers om vraag en aanbod duidelijk te maken; verdieping van mogelijke leads en bezemronde	1 uur
d. Pauze	30 min
e. Afspraken maken en vastleggen	1 uur
f. Evaluatie	15 min

ad a. aspirant leden kunnen een korte intro vragen aan de moderator.

ad b. Voorstellen, toelichten vraag en aanbod
In maximaal 5 minuten licht elke deelnemer toe voor welke onderneming hij werkt, waaruit in globale zin (maar toch zo concreet mogelijk) zijn netwerk bestaat (zijn 'aanbod'), wat zijn 'vraag' is (welke leads hij zou willen krijgen, welke ingangen). Vooraf overhandigt hij zijn visitekaartje aan alle andere deelnemers. De andere deelnemers doen niets anders dan luisteren en aantekeningen maken. De moderator stimuleert deelnemers om hun vraag en aanbod zo concreet en praktisch mogelijk 'neer te zetten' en voorkomt te veel uitwijding over een bepaald onderwerp.

ad c. Gericht vragen stellen
In de volgende ronde stellen de deelnemers om de beurt vragen aan de andere deelnemers om zich een duidelijker beeld te kunnen vormen van de vraag en het aanbod van anderen, voor zover zij daar behoefte aan hebben. De moderator is alert op dwarsverbanden en 'onvermoede' kansen en probeert een verdieping tot stand te brengen.

ad d. Pauze
Tijd voor het verzorgen van de innerlijke mens en in ontspannen sfeer nader kennis maken met de andere deelnlemers.

ad e. Weergave van afspraken
Degene die een afspraak voor een ander zal uitvoeren, noteert deze afspraak op een speciaal afsprakenformulier dat door de moderator is overhandigd. Bij elke afspraak wordt een termijn (weeknummer) genoteerd, waarop deze dient te zijn afgehandeld (degene voor wie de afspraak wordt 'uitgevoerd' hoeft hierover niets te noteren). Elke deelnemer voorziet het door hem ingevulde afsprakenformulier van zijn visitekaartje.

In de laatste ronde geeft iedere deelnemer aan, welke afspraken hij voor wie en op welk tijdstip zal uitvoeren. Nadat alle afspraken zijn opgenoemd vraagt de moderator aan de deelnemers of alle afspraken genoemd zijn en zijn verwerkt op het afsprakenformulier. Het afspraken formulier zal dan door de moderator worden ingenomen om te laten verwerken in de database.

ad f. Evaluatie
In het bijzonder voor de deelnemers die op proef hebben deelgenomen, is er nog gelegenheid om hun bevindingen, vragen en opmerkingen kenbaar te maken.